Membuat Document dengan Mail Merge 2003 (Perangkat Lunak Aplikasi)

 

 

Membuat Document dengan Mail Merge 2003 (Perangkat Lunak Aplikasi)

Pembuatan Mail Merge pada Microsoft Office Word 2003 dapat kita temui pada menu Tools>Letters and Mailings>Mail Merge, sedangkan pada Microsoft Office Word 2007 dapat kita temui pada Tab Mailings. Mail Merge adalah naskah yang digunakan sebagai induk dokumen untuk membuat surat ataupun undangan yang berjumlah besar. Dengan fasilitas ini, kita hanya perlu membuat satu dokumen induk dan database sehingga bisa mencetaknya berulangkali sebanyak database yang dimasukkan. Pada bagian ini kita akan mempelajari teknik menggunakan mail merge, yaitu langkah atau teknik membuat dokumen utama (main document) dan data tujuan (data source).

MEMBUAT DOKUMEN UTAMA (MAIN DOCUMENT)

Langkah yang digunakan untuk membuat dokumen utama (main dokumen) adalah sebagai berikut :

1. Aktifkan dokumen baru yang masih kosong

2. Ketik Undangan Rapat seperti berikut :

3. Simpan dokumen surat tersebut di atas dengan cara klik File>Save atau tekan Ctrl+S.
4. Di layar akan terlihat kotak dialog Save as.
5. Tentukan drive dan folder tempat file tersebut akan disimpan, misalnya DAFTAR SURAT di drive D:\
6. Pada bagian File Name, ketik nama file Surat Undangan Rapat. Perhatikan gambar berikut.

7. Klik tombol Save.

MEMBUAT MAIL MERGE

Setelah mengetik surat seperti tersebut diatas, langkah berikutnya adalah menggabung antara surat tersebut dengan sumber data. Langkah yang digunakan adalah sbb :

1. Pastikan dokumen Surat Undangan tetap aktif di layar.
2. Klik menu Tools>Letters and mailings>Mail Merge
3. Pada bagian Select document type yang berada dalam Task Pane, Anda dapat menentukan jenis dokumen yang akan Anda buat. Pilihan tersebut adalah sbb :

• Letters untuk membuat dokumen berbentuk surat
• Envelopes untuk membuat dokumen dalam bentuk amplop
• Labels untuk membuat dokumen dalam bentuk label
• Directory untuk membuat dokumen dalam bentuk katalog atau data yang diambilkan dalam daftar data/list atau buku alamat.

4. Klik pilihan Letters pada Task Pane Mail Merge.

5. Klik Next : Starting document untuk menuju pada langkah ke-2

6. Pada bagian Select starting document, yang berada di Task Pane Mail Merge, klik pilihan Use the current document untuk memilih dokumen aktif atau yang terlihat di layar sebagai main document. Lihat gambar berikut :

Gambar Task Pane Mail Merge – Select starting document

7. Lalu klik pilihan Next : Select recipients untuk menuju langkah ke-3.

8. Pada bagian Select recipients pada Task Pane, tentukan data yang akan digunakan sebagai data tujuan (Sumber Data)
9. Klik pilihan Type a new list untuk membuat data tujuan yang baru. Perhatikan gambar berikut !

Anda dapat memilih pilihan lain, yaitu :

• Use an existing list untuk memilih jenis data yang pernah dibuat (data berbentuk sebuah tabel). Apabila Anda memilih pilihan ini, maka klik Browse untuk memilih file data.
• Select from Outlook contacts untuk memilih jenis data yang berada dalam daftar alamat pada Microsoft Outlook.

10. Pada bagian Select recipients, klik pilihan Create… pada bagian Typea new list di Task Pane Mail Merge.
11. Setelah Anda klik Create, maka di layar akan terlihat kotak dialog New Address List. Perhatikan gambar berikut :

Gambar Kotak Dialog New Address List

Pada kotak dialog tersebut terlihat beberapa tombol pilihan. Tombol/Button pilihan tersebut adalah :

• New Entry digunakan untuk entri/memasukkan data yang baru.
• Delete Entry digunakan untuk menghapus data yang telah di masukkan dalam daftar alamat tujuan.
• Find Entry digunakan untuk mencari data tertentu pada daftar data tujuan.
• Customize digunakan untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.

12. Klik tombol Customize untuk menentukan nama field baru sesuai dengan kebutuhan data.
13. Kotak dialog Customize Address List akan terlihat sbb :

Gambar Kotak Dialog Customize Address List

Pada kotak dialog tersebut terlihat beberapa tombol pilihan. Tombol pilihan tersebut adalah sbb:

• Add digunakan untuk menambah field name yang baru
• Delete digunakan untuk menghapus nama field yang telah dibuat sebelumnya.
• Rename digunakan untuk merubah field name yang tersedia dalam daftar field name.
• Move Up digunakan untuk memindahkan field name ke atas.

• Move Down digunakan untuk memindahkan field name ke bawah.

Menggabungkan Dokumen Dan Database Mail Merge

Setelah selesai membuat dokumen dan database mail merge, langkah selanjutnya adalah menata field ke surat yang telah dibuat. Cara menggabungkan dokumen dengan database mail merge adalah sebagai berikut :

• Letakkan kursor di bawah Yth.
• Klik ikon open data source
• Setelah tampil kotak dialog Select Data Source, carilah letak database melalui kotak isian Look in dan akhiri dengan klik Open.
• Klik ikon Insert Merge Field.
• Setelah muncul kotak dialog Insert Merge Field, Anda pilih First Name, kemudian klik Insert sehingga muncul << First Name >> di halaman surat dan akhiri dengan mengklik tombol close.

• Lakukan langkah yang sama pada tempat yang ingin diisi dengan field yang ditandai simbol << >> pada tempat yang diinginkan

• Setelah selesai, aktifkan Mail Merge dengan mengklik ikon view Merge Data di Toolbar Mail Merge sehinga akan tampil database Anda di dokumen surat.
• 

• Untuk melihat database, Anda bisa mengklik ikon Next Record.

• Jika ingin mencetaknya, Anda bisa melalui menu File.